La importancia de una buena comunicación en tus análisis por email

Como analista digital me encuentro constantemente en presentaciones de datos con los responsables de mi empresa para ayudarles en la toma de decisiones sobre aspectos importantes de negocio o bien sobre posibles mejoras y nuevas ideas para la posible evolución del negocio.

Muchas veces estos datos no acaban ni en una presentación presencial sino que terminan siendo enviados a través de un email con sus correspondientes hilos de correos. En el pasado, constantemente he pecado de no trabajar esta estructura por email e intentar ir muy al grano contestando lo antes posible a lo que me pedían.

El problema es que cuando hacia esto, siempre acababa enviando un email super escueto con cuatro gráficas a cinco personas, de las cuales dos saben de que va el tema porque te lo han pedido y otras tres comienzan a divagar y hacer preguntas y más preguntas haciendo el hilo infumable y poco entendible.

Para evitar esto, lo que te recomiendo que hagas es trabajar la comunicación escrita, yo llevo mucho tiempo haciéndolo y he mejorado muchísimo en mis análisis y sobre todo, en su posterior comprensión.Te explicaré breve mente mis métodos.

Cómo redactar un buen análisis por email

En esta parte asumo que la obtención de los datos la tienes controlada y pasaremos a ver como redactarlos correctamente en un informe escrito y que deberás de controlar o tener claro para su correcta elaboración.

Claves para redactar un buen análisis

Antes de comenzar a redactar tu texto tienes que tener claro que ha de ser:

• Claro
• Preciso
• En nuestras palabras
• Simple
• Bien estructurado
• Descriptivo
• Con una conclusión o una solución

Ahora continuaremos con otro punto super importante.

Para quién va dirigido

Piensa siempre a quien vas a enviar el análisis o bien quien lo puede acabar leyendo en un futuro. Este pequeño ejercicio definirá la manera de redactar que deberás seguir, si podrás agregar ciertos tecnicismos o no.

Otra ejercicio importante que debes hacer es pensar lo que quieren encontrar en el informe y en que grado de detalle lo necesitan. Hay personas que sólo requieren de titulares bien definidos y otros que prefieren ver hasta el más pequeño dato.

La estructura de la comunicación escrita

Parece una tontería y que esto es para niños pequeños, pero no es así. Hay muchas personas que sin darse cuenta ya siguen esta estructura por naturaleza pero no lo hace todo el mundo.

• El comienzo: Esta parte tiene que actuar como introducción. Debes explicar la razón de crear este análisis y que se espera conseguir tras leerlo.
• El centro: Se trata del núcleo del documento y es donde se encuentra todo el contenido. Iremos exponiendo cada gráfica o tabla y agregando pequeñas partes de texto explicativas de los mismos. Es importante que en esta parte logres mantener y desarrollar el interés de los lectores. Asegura un modo de expresión apropiado para el lector.
• El final: En este punto es donde debes cerrar los argumentos principales expuestos anteriormente con un buen apartado de conclusiones o bien un apartado de soluciones si se trataba de un estudio de un problema y su posible mejora. En esta parte podrás ser persuasivo.

Tips para mejorar tu análisis después del redactado

Lo que tienes que hacer es leerlo otra vez las veces que haga falta para pulir detalles. Es importante que repases las palabras y frases que usas y que te pongas a corregir lo que creas necesario. Deberás tener en cuenta lo siguiente:

• Utiliza las palabras correctas: Diferencia los conceptos y que queden claros.
• Utiliza de manera óptima palabras como:
  • Benéfico-beneficioso
  • Bimensual-Bimestral
  • Competer-Competir
  • Elaborar-Considerar
  • Factible-Susceptible
  • Adecuado-Correcto
• Utiliza las frases correctas: ¿Servicio 24h personal? A que te refieres, es al personal, es personalizado, es…? Intenta dejar las frases claras y sin que puedan desencadenar en malos entendidos o bien una mala comprensión de la misma.
• Utiliza textos legibles, sencillos y naturales.
• Ten a mano un diccionario de sinónimos: Con esto conseguirás que tus textos sean ricos y sin repetición exagerada de ciertas palabras durante el redactado del email.

Tómate tu tiempo para este ejercicio y léelo pensando en las personas que lo recibirán. Cuando lo tengas todo listo ya puedes procedes a enviar tu análisis por email. Verás que al realizar este proceso transmitirás mucho mejor la información y reducirás de una manera increíble los mails posteriores con preguntas o dudas.

Algo que me está ocurriendo recientemente es que me encuentro con ciertos análisis que puestos en email quedan demasiado largos y la solución que estoy ejecutando es la de crear el email con los puntos claves y luego adjuntar una presentación detallada con mucha más información para el público objetivo más técnico o bien para el público que desea bajar al detalle de los datos.

Con esto consigo reducir el centro del email y centrar la atención al máximo en lo que deseo transmitir. Para ello tengo guardadas unas cuantas plantillas de power point para hacer presentaciones de datos. Haré un artículo en cuanto pueda con las que mejor me funcionan para que te las puedas descargar. Aquí lo tienes: 5 Plantillas Power Point para presentar tus datos analíticos