Haz que tu jornada de teletrabajo sea más productiva 👨‍💻

Hace tiempo que quería escribir sobre el teletrabajo ya que soy un gran defensor del mismo y tengo la suerte de poder ejecutarlo a menudo en mi trabajo actual. Lo que pasa es que no acababa de darle prioridad en el blog y aún no había escrito ni la primera línea de este artículo.

Pero eso ha cambiado, los acontecimientos que estamos viviendo en España con el Covid-19 me han animado a que no espere ni un día más y me lance a contarte todo lo que sé sobre esta modalidad de trabajo y cómo se debe enfocar. Comenzaremos por lo básico:

¿Qué es el teletrabajo y qué nos ofrece?

Cuando hablamos de teletrabajo o trabajo a distancia estamos hablando del desempeño de actividades remuneradas pero no en un puesto físico asignado dentro de tu empresa. Un empleado que ejerce el teletrabajo no tiene que realizar su jornada laboral presencialmente en la empresa sino que puede escoger su ubicación para trabajar, lo más habitual es que sea desde su propio domicilio.

Hace 10 años esta modalidad de empleo era poco habitual pero a día de hoy en la mayoría de las empresas lo único que se necesita para poder trabajar a distancia es tener un ordenador y acceso a internet.

De todas maneras, según datos de un estudio publicado en 2017 por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y Eurofound, el trabajo a distancia aún está muy lejos de convertirse en una práctica habitual ya que en España sólo el 6,7% de los empleados usan el teletrabajo. Lo bueno es que en Europa este mismo dato sube al 17%, algo que nos da a entender que es cuestión de mentalidades y de seguir la evolución del mercado.

Dicho esto, el teletrabajo se tiene que tomar en serio y vamos a desmentir el primer mito del trabajo a distancia:

Beneficios del teletrabajo para las organizaciones

• Aumento de la productividad.
• Reducción de costes en la planta física.
• Reducción del absentismo.
• Reducción de la rotación de empleados.
• Mejora la calidad de vida de los trabajadores.
• Promueve la inclusión social.
• Mejora la movilidad en las ciudades y reduce los índices de contaminación.
• Impulsa el uso de las nuevas tecnologías.

¿Todo el mundo vale para teletrabajar?

Por supuesto que no. Por un lado, muchas personas necesitan el contacto humano, la presión ejercitada en los puestos de trabajo, las metodologías y todo lo que aporta el trabajo realizado físicamente en la oficina.

Por otro lado, para realizar una buena labor teletrabajando se necesita ser responsable y muy organizado. Lo malo es que aunque asumamos que todo trabajador cumple estos requisitos la verdad es que no es así. De todas maneras más abajo te ayudo con unos cuantos consejos para que puedas mejorar en este punto.

¿Todas las empresas valen para ofrecer el teletrabajo?

Como te comentaba unas líneas más arriba, tecnológicamente a día de hoy se necesita poco, un ordenador y acceso a internet. Este no es el problema, el problema recae en que el teletrabajo sólo funcionará en empresas con una cultura de flexibilidad exitosa. ¿Qué quiero decir con esto? Pues que necesitan cumplir los siguientes puntos:

1. Confianza y madurez: Si en la relación laboral hay desconfianza se acaba produciendo un exceso de control y se limita la creatividad y la innovación. Suele darse en los entornos dirigidos por líderes que necesitan un control presencial sobre los trabajadores.
2. Liderazgo: Es muy importante gestionar los equipos de manera eficiente telemáticamente. Para ello se deben usar herramientas colaborativas que fomenten el rápido acceso a la información y la visibilidad del trabajo del resto del equipo en tiempo real. El líder debe marcar las pautas y acompañar al equipo en todo momento para que se sienta eso mismo, un equipo.
3. Planificación: Hay estudios que indican que en España se realiza una deficiente planificación de objetivos, metas, tareas y que nos guiamos más por la improvisación. Pues en el teletrabajo la planificación de las tareas y la visión de los objetivos es clave para el éxito de la empresa. Es muy importante trabajar con herramientas de gestión de tareas/proyectos con un timeline definido.
4. Transversalidad en la comunicación: La mayor desventaja del teletrabajo es la falta de vinculación del trabajador con el resto de la empresa y el aislamiento a cierta información que se habla en los pasillos, en la cafetería, etc. Para ello se tienen que trabajar comunicados internos de manera digital en donde se agrupe la información relevante interdepartamental que se necesita transmitir a toda la compañía. Por otro lado tenemos herramientas de comunicación entre equipos de fácil uso y que nos ayudan a no sentirnos aislados y que comentaré más abajo.
5. Orientación al éxito o resultados: En el libro de Organizaciones Exponenciales leí que las empresas que más rápido crecen son aquellas en donde los objetivos corporativos están claros y accesibles a todos los miembros de la compañía. Esto es difícil, pero podemos buscar puntos intermedios en donde convivamos con una cultura de orientación al éxito con herramientas como el feedback, la definición de objetivos y de tareas, etc.

Ahora bien, ponte en el caso de que cumplimos los requisitos o bien, como ha pasado en España, se ha recomendado el teletrabajo durante el confinamiento por el covid-19 y veamos:

Cómo gestionar de manera eficiente nuestro trabajo a distancia

Todo lo que te voy a contar a continuación es en base a la experiencia que he adquirido después de combinar años de trabajo presencial y trabajo a distancia. Además he de reconocer que hasta que cumplí el primer punto que os voy a indicar no me sentí a gusto con el teletrabajo. A día de hoy, trabajo igual de bien en la oficina que en casa.

Define un espacio de trabajo en tu hogar

No te queda otra, si quieres hacer las cosas bien tendrás que tener tu puesto de trabajo dentro de tu hogar. Además deberás intentar que cumpla una serie de requisitos para que de verdad sea funcional y te ayude en tu concentración:

• Busca un lugar con luz natural, tranquilo y cómodo. Si no dispones de luz natural, en su defecto tendrás que dotar el espacio de buena iluminación.
• Monta un escritorio de al menos 70cm de largo, 40cm de ancho y 75cm de alto.
• Compra una silla cómoda y a ser posible te recomiendo que sea con ruedas, tela transpirable y ajuste de altura.
• Deja un espacio para la silla con ruedas de al menos 105cm de ancho.
• Monta una repisa o unas cajas abiertas para poder guardar lo que uses a diario.
• Cómprate una planta para dar un poco de color a tu escritorio y llenar de vida el ambiente. Te dejo un artículo que habla sobre las 7 razones para tener plantas en la oficina.

A partir de ahora este espacio tendrá un nombre propio, pasará a llamarse oficina, estudio o el sitio donde vas cuando dices en casa Voy a currar un rato. Te dejo un vídeo muy recomendable donde nos explican de manera visual esto mismo que te acabo de contar.

Vídeo sobre cómo planificar tu escritorio de trabajo en casa

Vístete para el teletrabajo

Aquí vamos a desmentir el segundo mito del artículo, olvídate del pijama para el teletrabajo. Cómo te habrás dado cuenta, el teletrabajo efectivo va de crear rutinas y de organizarse muy bien.

Para ello te recomiendo que antes de comenzar tu jornada de teletrabajo te des una buena ducha, te vistas con ropa adecuada para trabajar y te prepares un buen café para comenzar el día como se debe.

Piensa que la imagen que transmites en una call es la imagen que transmite tu trabajo. Si estás confinado por el Covid-19 y trabajas en chándal cuando nunca te pones chandal, llevas 1 semana sin afeitarte o recortarte la barba cuando siempre la llevas perfecta, estás generando una imagen de dejadez y esto se trasladará a una desconfianza en las entregas de tus tareas y la gente se preguntará ¿estarán bien hechas?

Durante tu jornada de trabajo a distancia harás un montón de videoconferencias con compañeros y posiblemente con clientes, debes transmitir buena imagen.

Define tu horario de teletrabajo

En muchas empresas tendrás un horario preestablecido aunque trabajes a distancia, pero si tienes la libertad total o bien una cierta flexibilidad en el horario tendrás que definirlo e intentar cumplirlo el 95% de los días. Tener un horario definido te ayudará a:

• Centrarte y ser más eficiente en tu trabajo.
• Coincidir con el resto de trabajadores de la empresa.
• Organizar mejor la agenda de reuniones con clientes o con compañeros.
• Disfrutar del descanso cuando termine tu jornada laboral. Esto parece una tontería pero es habitual hacer más horas cuando teletrabajas, así que intenta respetarte a ti mismo.

Lógicamente esto no quiere decir que no puedas adaptarte si hay algún imprevisto, de ahí que he puesto que lo intentes cumplir el 95% de los días. Te queda un 5% para imprevistos 🙂

Trabaja en base a objetivos alcanzables a corto plazo

Aunque esto debería ser tarea de tu supervisor directo, si estás en el caso del teletrabajo por confinamiento y no tienes unas directrices claras o bien eres tu propio jefe como autonómo, tendrás que organizarte de manera que sea eficiente a nivel empresa y reconfortante/motivante para ti.

Dependiendo de tu puesto de trabajo será más sencillo o más complicado. Vamos a ponernos en el caso de que no tienes un escenario de tareas definidas y que tu puesto de trabajo depende de cómo te vas organizando y sacando el trabajo tú mismo. Recuerda que al estar teletrabajando no tendrás a un compañero al lado que te diga si has visto el email de jefe o que te pregunte si has acabado con el informe de la reunión de las 18:00H de la tarde, Principalmente dependes de ti mismo.

Define los objetivos de tu jornada de trabajo

Es importante que en el teletrabajo tengamos el foco en el objetivo global pero más importante aún es enfocarnos en lo que tenemos que ejecutar en la propia jornada que vamos a comenzar y preparemos nuestro planning de trabajo.

Para ello tendrás que clasificar y priorizar tus tareas a realizar. Después de priorizarlas deberás gestionar correctamente el tiempo de tu jornada de teletrabajo y respetar los tiempos de descanso.

Por si no tienes claro como hacerlo, primero te voy a dejar un vídeo sobre como organizar tu tiempo y luego te voy a mostrar varias formas de clasificación de tareas para tu día a día.

Vídeo sobre cómo organizar tu tiempo y tener mejores resultados

Clasifica y organiza tus tareas

La técnica de la lista inversa

Si no tienes una prioridad o urgencia que defina el orden de tus tareas te recomiendo usar esta técnica. Se basa en redactar un listado con tus tareas del día a día. Al lado de cada tarea pondrás un número que las clasificará desde la que más odies hacer hasta la que te encanta hacer. Pues ahora ordena la lista en orden ascendente y tendrás que comenzar por las que más odies. La idea es que durante el inicio del día, cuando estás más fresco, hagas las más odiosas y a medida pasa el día y el cansancio aparece las que más te gustan.

El principio de Eisenhower

Esta clasificación de tareas se basa en la matriz Eisenhower en donde realizaremos una clasificación de las tareas en base a dos simples preguntas:

• ¿Qué tareas son urgentes?
• ¿Qué tareas son importantes?

Algo muy sencillo de aplicar. Si haces clic en la imagen irás a un artículo detallado sobre la técnica.

En este apartado no hablo de la técnica de pomodoro u otras similares ya que lo que me interesa es priorizar tareas y éstas técnicas se basan más en el tiempo de ejecución de las mismas. Iré actualizando el artículo con otras técnicas interesantes que aplique y vea que tienen sentido.

Usa herramientas de gestión de tareas

Siempre puedes llenar tu pared de casa de posits o bien usar una agenda para ayudarte a mantener actualizada tu lista de prioridades. Pero si quieres ir un paso más allá, para un trabajo individual o de equipos pequeños, te recomiendo la herramienta Trello de la cual ya hablé en el artículo de Optimizar el tiempo, el objetivo de todas las empresas ⏰.

Trello es una herramienta de gestión de tareas gratuita que se basa en la metodología KANBAN, una metodología de trabajo orientada en la organización visual mediante listas y tarjetas.

Mantén el contacto con el resto del equipo

Es muy importante que logres mantener el contacto con el resto de compañeros de la empresa y evites así el sentimiento de aislamiento. Esto te provocaría una desvinculación con la empresa y crearías poca empatía con tus compañeros de trabajo. Algo que a la larga resiente las relaciones laborales y la gestión de tareas conjuntas entre miembros del equipo.

Para ello tienes herramientas que te ayudarán, te preparo un breve listado:

• Hangouts: La podrás usar para chatear y realizar videoconferencias.
• Zoom: Perfecta para realizar videoconferencias de calidad. También dispone de chat aunque personalmente no lo veo tan práctico.
• Skype: Un clásico para chatear y realizar videoconferencias.
• Whatsapp Web: El servicio de mensajería de Whatsapp pero en versión dekstop.

Socializa con otras personas

Si siempre trabajas a distancia es importante que busques tu momento para socializar con otras personas y que sigamos huyendo de la sensación de soledad que puede ocasionar el teletrabajo.

También es importante socializar con otros profesionales del sector. Para ello puedes acudir a eventos, unirte a grupos de telegram especializados, eso sí, no hagas como yo que tengo 20 grupos de telegram sobre marketing digital. Son pequeñas acciones que te ayudarán a socializar y conseguir contactos profesionales.

El libro blanco del teletrabajo

Por último de todo, te dejo el enlace de descarga del libro blanco sobre el teletrabajo tulado Más alla del teletrabajo: Una nueva forma flexible de trabajo. Ahí están reflejados con mucho detalle cómo implementar una metodología de teletrabajo en una empresa, hablan de casos de éxito y mucho más.

Espero que te resulten de utilidad estos consejos y recuerda, son consejos desde la experiencia pero eres tú quien los tendrá que adecuar a tus necesidades y hacerlos tuyos. No dudes en dejarme un comentario con tu opinión al respecto o bien si ves que falta algo importante me lo dices 🙂

En el artículo usamos varias imágenes de Freepik y de Unsplash