Optimizar el tiempo, el objetivo de todas las empresas ⏰

Así es, a veces, que una empresa crezca en rentabilidad no se trata únicamente en que haya vendido más productos o en que haya contratado a más empleados para poder abarcar más clientes. En muchas ocasiones, con un esfuerzo enfocado a la mejora de la gestión del tiempo de las personas puede aumentar la productividad de la empresa ya que gestiones que un principio podrían parecen inalcanzables o altamente complicadas acaban siendo sencillas para los ejecutores de dichas tareas.

Esto nos permitirá abarcar más tareas en el mismo intervalo de tiempo, lo que hará que aumenten la rentabilidad de la empresa. Pero para ello tendremos que comenzar por identificar a los encargados de ello.

¿Quién es el responsable de optimizar el tiempo dentro de un área de una empresa?

Al final en muchas empresas que trabajen una estructura lineal acaban creando roles o perfiles dentro de la empresa encargados de pequeños grupos de trabajadores. Dejo de lado las empresas con estructuras ExO ya que funcionan de manera diferente y aunque nos cueste admitirlo, de momento son un porcentaje pequeño sobre la totalidad. Una estructura lineal típica sería la siguiente:Analicemos con detalle los diferentes perfiles y que podrían aportar a la optimización del tiempo:

• El equipo: Dentro del equipo podemos tener un trabajador nuevo o un trabajador senior.
  • Trabajador junior: Es imposible que una persona nueva que entra en la empresa piense en como mejorar su propio tiempo, bastante tiene con aterrizar correctamente dentro de la nueva empresa. Descartado como activo de valor para esta labor en un principio, siempre están los fichajes de oro que te sorprenden y pueden con todo, aunque brillan por su escasez.
  • Trabajador senior: Aquí tenemos un activo valioso que sabe como funciona todo y el tiempo que le lleva realizar una tarea pero, ¿tendrá tiempo para pararse a pensar cómo podría mejorar su tiempo?
• Manager: Figura clave en la gestión del tiempo. Un manager de equipo debería controlar las tareas que desenvuelve su equipo y además el tiempo que requieren. Con lo cual aquí tenemos un implicado en la optimización sin lugar a dudas.
• Director: Teniendo la figura del manager muchos piensan que la figura del director se puede desentender de estas labores pero, hay que tener dos cosas claras:
  • Un director debe conocer donde se va el tiempo de toda su área con lo cual sería la persona perfecta por velar por la optimización del tiempo ya que afecta directamente a la rentabilidad de su propia área. Este rol debe pensar en crecer, en contratar a más personas, en validar la valía de los activos, ¿cómo podría hacerlo sin saber de primera mano a  donde se van las horas de trabajo?
  • Además, no olvidemos la figura del manager, si se centra únicamente en el equipo, ¿quién vela por el manager si no es el director?

Dicho todo esto, la optimización del tiempo no es algo que dependa únicamente de una persona o dos personas, es una dinámica de trabajo que todos debemos adquirir en nuestro día a día. Además las empresas deben velar por la inversión de su tiempo y esfuerzo.

De todas maneras, todo esto que te cuento carece de sentido sin una buena organización. En este artículo no busco divagar sobre que puede funcionar o que no, simplemente quiero darte mi opinión sobre los aspectos claves que tendrás que aplicar en tu empresa o en tu propio día a día como individuo. Lo que si que quiero que tengas muy claro y de lo que vamos a hablar son tres cosas:

• La importancia de optimizar el tiempo que nos lleva una tarea: Si un proceso/tarea nos lleva 14 horas y conseguimos que nos lleve 4, ¿crees que no estás ganando nada? La optimización de procesos debería ser unos de los pilares fundamentales de cualquier empresa.
• La importancia de optimizar el tiempo de las propias personas: A veces el hecho de no estar bien enfocados hace que dediquemos mucho tiempo a funciones no necesarias en nuestro día a día, poner foco y tener las cosas claras hará que nuestro tiempo sea mucho más productivo. No es fácil, pero hay muchas pautas que podemos seguir o implementar en nuestras dinámicas de trabajo que darán resultado rápidamente. Otras costarán más.
• El objetivo no es trabajar menos, es hacer más cosas en menos tiempo y de manera más productiva: Esto te permitirá centrarte en lo que realmente es importante en nuestro negocio y para lo que realmente somos buenos o es nuestra vocación.

Bueno, toca entrar en materia y que no tengamos la sensación de mirar más el reloj que en realizar el trabajo correctamente.  Seguramente, en muchas ocasiones has estado en una reunión y has prestado más atención al reloj y cómo se te va el tiempo que en participar activamente en la reunión. Pero de las reuniones productivas hablaremos en otro artículo que ya tengo pensado.

¿Qué podemos hacer para optimizar el tiempo a nivel empresa?

1- Entender a qué dedicamos el tiempo

Parece obvio pero es algo más complicado de lo que parece y no todas las empresas están preparadas para auditar su propio tiempo de gestión del día a día. ¿Qué debemos hacer para desempeñar esta labor correctamente? Hay muchas formas, pero las dos más efectivas vienen siendo las siguientes:

• Implementar herramientas que nos permitan medir el tiempo asociado a las tareas que desempeñamos y que las personas involucradas reporten su tiempo.
  • Si estás familiarizado con herramientas de gestión de tareas como trello o basecamp podrás optar por agregar plugins para medir el tiempo y pedir a los miembros de los equipos que activen los contadores asociados a cada tarea. De esta manera podrás realizar informes asociados a las tareas que se desarrollan y ver exactamente en un umbral de tiempo que tareas requieren más horas y cuales no.
  • Otra opción ajena a las herramientas de gestión de tareas sería implementar un sistema propio de medición. Algo que cada empresa deberá definir previamente dependiendo de sus áreas de negocio o las necesidades de medición que necesitemos.
  • Por último, hay herramientas como RescueTime que sirven justo para medir donde se nos va el tiempo. Te dejo un enlace a un artículo de interés de esta propia web, es una análisis del tiempo de 225 millones de horas de trabajo de su BBDD, algo muy útil.
• Reuniones con los miembros de los equipos. Aunque no es tan fiable como un sistema de medición, siempre será positivo sentarte con cada miembro de tu equipo y entender su visión del día a día. Estas sesiones deberán ser preparadas con antelación para que sean productivas, ya he mencionado lo odioso que puede resultar una reunión no productiva.

Las dos opciones que indico son complementarias y deberían realizarse ambas para que el análisis de la gestión del tiempo sea correcta.

2- Preparar un plan de mejora sobre las tareas más críticas

En el momento que sepamos donde se nos van las horas podremos pensar cómo optimizar el tiempo. Muchas de las mejoras estarán basadas en a pura organización pero otras requerirán desarrollos a medida para optimizar procesos. En este caso se deberás listar las tareas y definir como podrían automatizarse al máximo o bien simplificar los pasos manuales de las propias gestiones.

Te dejo el enlace al artículo sobre integromat: Cómo usar integromat para automatizar tareas En este artículo veíamos como tareas del día a día se pueden automatizar liberando de gestión a las personas involucradas. Sobre automatización también es importante que veas el artículo de: Cómo crear un dashboard

El análisis de datos también requiere de mucho tiempo y plasmar los KPIs claves del negocio ayudará en la gestión de los mismos. Lo mismo con reportes manuales, mejorar las herramientas del acceso ala información agilizarán de forma abismal las gestiones de marketing relacionadas con la extracción de datos. Algo que en el mundo digital es el pan de cada día.

3- Implementar herramientas para la gestión de tareas

Después de realizar el análisis de las horas verás que la organización de las tareas es algo fundamental. Para ello te recomiendo la implementación de un buen gestor de tareas. Dependiendo de la amplitud de tu empresa o equipo deberás optar por una u otra herramienta de gestión.

Yo te voy a recomendar dos herramientas de gestión de tareas que he probado y que me gustan ya que tienen todo lo que podemos necesitar, Trello y Basecamp. A continuación te detallo sus principales características.

Trello y sus posibilidades

Como te adelantaba arriba, Trello es una de las mejores herramientas que podemos encontrar en el mercado para gestionar proyectos. Además es una herramienta de gestión de tareas totalmente gratuita.

Trello se basa en la metodología Kanban, una metodología de trabajo orientada en la organización visual mediante listas y tarjetas. De ahí su nombre, KAN significa visual y BAN tarjeta. En trello podemos crear proyectos y dentro de cada proyecto crearemos varias listas en las cuales almacenaremos las diferentes tarjetas que representarán nuestras tareas.

Al ir avanzando en nuestras tareas las iremos moviendo por las diferentes listas. Es importante que trabajes las listas en función de las necesidades del proyecto.

Trello se puede complementar con varios Plugins a los que han llamado Power-Ups. Con estos Power-Ups podemos convertir nuestro trello en un calendario, podremos agregar estilos a las tarjetas, agregar un diagrama de gantt y muchas cosas más. Eso si, en la versión gratuita trello únicamente permite integrar un plugin extra.

Haré un artículo en donde explicaré como usar Trello correctamente, así que podrás aprender más sobre el uso de esta tool en breves.

El poder de Basecamp

Trello es perfecta para gestionar proyectos o para las tareas de una pequeña pyme. Por lo contrario si lo que queremos es unificar el trabajo de una empresa con diferentes áreas y muchos equipos de trabajo tendremos que buscar otro tipo de herramientas como por ejemplo Basecamp.

Basecamp nos permite esto mismo. Estamos ante una herramienta en la cual es sencillo trabajar con muchos miembros de un equipo y ver sus tareas programadas, el estado de la mismas y todo lo que se necesita para realizar el seguimiento de las mismas.

Al igual que en Trello podremos crear proyectos pero además de proyectos podremos crear equipos de trabajo. Basecamp tiene muchos otros extras que se pueden agregar para aumentar más sus posibilidades. Diagrama de gantt, compatibilidad con google calendar, métricas avanzadas sobre la actividad de las tareas y muchas otras cosas. Puedes ver todas ellas en este enlace: Extras de Basecamp.

En unos días tendrás un artículo mucho más detallado sobre la gestión de Basecamp.

Otras ventajas de Trello y Basecamp

Estas herramientas de gestión de tareas son las mejores que hay y por ello existen muchas otras tools que están vinculadas con sus apis y que nos permiten automatizar muchas acciones. Zapier, Integromat e IFTTT son varias tools que nos ayudan en esto llegando a automatizar la creación de tareas dependiendo del resultado de otras lógicas.

Estas herramientas pueden llegar a crear una tarea si un competidor crea un contenido interesante, si un sitemap está fallando, si aparecen 404 en nuestra web y muchas otras cosas. Tú imaginación es la que pondrá el límite.

Espero que te haya ayudado este artículo y que puedas aplicar estas dinámicas a tu empresa. Para cualquier duda, tienes los comentarios a tu disposición. Estaré deseando intercambiar opiniones contigo.

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